Doel
Secretaressedag valt in de Benelux op de derde donderdag van april, dit jaar op donderdag 21 april. De bedoeling ervan is “om de secretaresse in het zonnetje te zetten, stil te staan bij zijn/haar toegevoegde waarde voor de organisatie en om het imago van het secretaressevak te verbeteren”. Daarbij richtten de organisatoren zich op de managers en op de secretaresse zelf. Het idee komt uit Amerika en is net als Halloween de oceaan overgestoken. Secretaresses krijgen op deze dag vaak een attentie van hun werkgever of collega's. Zo is het een hoogdag geworden voor bloemenzaken, chocolatiers en andere bol.com’s.
In de kerk
Ook in de kerk zijn er rollen die we kunnen onderbrengen in het vakje ‘secretaresse’, namelijk die van secretaris en penningmeester van de kerkraad. Het (vrijwilligers)werk van deze (meestal stille) werkers is minder gekend. Daarom wil ik dit nader toelichten aan de hand van bijdragen van Raf Meganck, penningmeester Sint-Aldegondis Mespelare, Nele Cleemput, secretaris OLV-Dendermonde, en ikzelf, secretaris Sint-Gillis-buiten.
Een woordje uitleg voor wie niet vertrouwd is met de taken rond de kerk. Een kerkfabriek is een openbare instelling die de materiële middelen beheert die nodig zijn voor de uitoefening van de eredienst in de parochie. Een kerkfabriek wordt bestuurd door de kerkraad. De kerkraad bestaat uit vijf verkozen leden en één lid van rechtswege door de bisschop aangesteld. De voorzitter is de kapitein van het schip, secretaris en penningmeester ondersteunen hem in zijn administratieve taken. In al deze rollen vinden we in onze parochies zowel mannen als vrouwen terug.
Hoe kwam je in deze rol?
Raf nam zijn mandaat als penningmeester op in 1980 op vraag van de toenmalige pastoor Van Hove. Zo is ook de secretaresse er bij gekomen. Nele noemt het een nieuwe hobby sedert de lente van 2021, toen ze verkozen werd tot secretaris van de kerkfabriek van OLV-Dendermonde, een opdracht die ze met enthousiasme vervult. Een opdracht ook waarop ze, een jaar later, terugblikt met voldoening en verwondering. Ikzelf kwam in de kerkraad terecht op vraag van pastoor Steels na het overlijden van een actief lid van de kerkraad. De rol van secretaris nam ik op toen de vorige secretaris stopte met de functie.
Welke taken voer je uit?
De decreten beschrijven de bevoegdheden van de penningmeester en de secretaris heel duidelijk. De penningmeester staat in voor het innen van de gelden die toekomen aan de kerkfabriek en het betalen van de uitgaven; het bijhouden van de boekhouding; het opmaken van een ontwerp van meerjarenplan; het opmaken van een ontwerp van het jaarlijkse budget; het opmaken van de jaarrekening en de eindrekening. De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de kerkraad en met het bewaren van het archief.
In de praktijk nemen ze naast deze welomschreven taken ook nog andere taken op zich, zowel in de kerkraad als in de parochie b.v. als lector, Kerk&leven, administratieve duivel-doet-al, … Omdat de reglementering vrij ingewikkeld is ondersteunt Raf de secretaresse zoveel mogelijk bij haar taken zoals verwijzingen naar wetgeving in het verslag. Nele houdt zich naast de gezamenlijke meetings bijna dagelijks bezig met het vastleggen van bezoekersmomenten voor toeristen of studenten, het bewaren van documenten, het contacteren van partners en netwerken, ...
Ikzelf zorg naast de notulen onder andere voor het opmaken en opvolgen van gebruiksovereenkomsten bij b.v. concerten, administratie voor poetspersoneel, bestellen materiaal (b.v. poetsgerief, COVID-bescherming), contacten met verzekeringsmaatshappij bij schade, … Een aantal documenten zijn ook verplicht goed te keuren door voorzitter en secretaris, zoals betalingen die door de penningmeester uitgevoerd worden en documenten voor investeringsopdrachten.
Functie veranderd door de tijd?
Raf vermeldt dat er sedert het invoeren van het decreet in 2004 een en ander veranderde. Vroeger was het meer een formaliteit, als het ware invullen van formulieren. Alhoewel hij dat nooit meegemaakt heeft, zal zonder twijfel hier en daar de pastoor ingestaan hebben voor de taken die thans voorbehouden zijn aan de secretaresse (of secretaris) en penningmeester. Nu is er bepaald wat er in een verslag moet staan, dat de secretaris belast is met bijhouden van het archief, enz. Ikzelf voer de functie uit sinds 2011. Sindsdien zijn geen grote veranderingen gebeurd in deze functie maar wel in de wetgeving rond de uit te voeren projecten. Wel zijn we van pen en papier voor het grootste deel overgeschakeld naar digitale afhandeling van documenten. De notulen worden bij ons tijdens de vergadering direct op de laptop verwerkt. Handtekeningen worden via Religiopoint digitaal verzameld, wat beter is voor het milieu, vergeleken met het rondsturen per post.
Wat motiveert je?
Nele verwoordt het zo: ‘Ik vind voldoening omwille van de hechte ploeg waarin we samen denken en werken om het dagelijkse beheer van het historische kerkgebouw en de prachtige kunstcollectie efficiënt uit te voeren: Maandelijks steken we met voorzitter Etienne, penningmeester Robert en collega-bestuurders Corinne en Luc tijdens de vergadering van de kerkraad de koppen bijeen over het beleid, investeringen, noden en aandachtspunten. We waken er ook over dat onze beslissingen duurzaam en futureproof zijn. Aangevuld met deken Jo is ons team divers en complementair. Met verwondering ook omwille van de mooie projecten die we het afgelopen jaar op poten hebben kunnen zetten: de uitlening van kinderportretten aan de Phoebus Collection in Antwerpen en van het 17de-eeuws schilderij “Porta Coeli” aan de tentoonstelling in het Museum M in Leuven, de tentoonstelling rond unieke processietronen in onze OLV-kerk, en nu recent de uitvoering van onuitgegeven partituren rond processiemuziek met een concert op 29 april dat magnifiek belooft te zijn (hartelijk welkom om mee te genieten!). De OLV-kerk is meer dan ooit een kerk, een kunstcollectie én een cultuurcentrum.Tot slot maakt secretaris mógen zijn me ook dankbaar, omdat het kerkraadoverschrijdende teamwerk met de Vriendenvereniging, de vele vrijwilligers, de dienst toerisme en “onze” Lorenz mooie realisaties heeft opgeleverd ! Een memorabel moment was zeker de passage van de City Night Run doorheen de kerk, onder de muzikale begeleiding van onze koster Lorenz, waarbij collega Corinne en ikzelf de kerk 'ns op een compleet andere manier konden bezoeken, net als honderden andere enthousiaste joggers.’
Ikzelf ben blij om deel uit te maken van een team waar iedereen actief zijn steentje bijdraagt aan de zorg voor ons kerkgebouw, in een hartelijke sfeer. En ook al duurt het lang voordat grote projecten kunnen uitgevoerd worden: we geven niet op!
Raf en Nele, van harte dank voor jullie medewerking!
Lucille Govaert
